1. Czym są wideokonferencje?

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób korzysta z pracy zdalnej. Zarówno do kontaktu z przełożonymi jak i współpracownikami ale też oczywiście z klientami często używamy programów wideokonferencyjnych, takich jak np.: Zoom, MS Teams. Wideokonferencje nie służą też już tylko do kontaktów stricte biznesowych. Technologii tej można używać też do łączenia się z przyjaciółmi czy też do nauki. Tak naprawdę nie ma znaczenia w jakim celu korzystamy z programów do wideokonferencji, poniżej przedstawiamy kluczowe kroki, które pokażą nam wszystkim jak korzystać z tych technologii w sposób maksymalnie bezpieczny.

2. Udział w wideokonferencji.

Jeśli mamy zamiar brać udział w wideokonferencji powinniśmy zapoznać się z tymi pięcioma kluczowymi zasadami:

• Aktualizujmy aplikację – należy się upewnić, że zawsze korzystamy z najnowszej wersji oprogramowania do wideokonferencji. Zawsze świeże i zaktualizowane oprogramowanie jest kluczowe do zachowania bezpiecznego połączenia. Włączmy zatem opcję automatycznych aktualizacji jeśli takową oprogramowanie posiada – tylko wtedy mamy pewność, że aktualizacja zostanie zainstalowana tuż po jej opublikowaniu.
• Konfiguracja ustawień audio/wideo – należy w ustawieniach włączyć opcję, która wyciszy mikrofon oraz wyłączy kamerę za każdym razem, kiedy dołączamy do spotkania. Aby zapewnić większe bezpieczeństwo, należy rozważyć zasłonięcie obiektywu kamery internetowej w momencie nie korzystania z niej. Pamiętajmy, że podczas wideokonferencji każdy może zobaczyć co robimy, nawet kiedy nie zabieramy głosu.
• Sprawdzajmy zawsze co znajduje się za nami – kontrolujmy otoczenie i to co dzieje się za nami zanim zdecydujemy się na włączenie kamery internetowej. Sprawdźmy zawsze czy w obrębie widzenia kamery nie znajdują się żadne osobiste ani wrażliwe przedmioty, takie których nikomu nie chcemy pokazywać podczas połączenia. Niektóre programy do wideokonferencji pozwalają na rozmycie lub ustawienie jakiegoś wirtualnego tła. Sprawia to, że inni uczestnicy wideokonferencji nie widzą tego co dzieje się za naszymi plecami.
• Nigdy nie należy dzielić się zaproszeniem – link do zaproszenia jest naszym osobistym biletem wstępu na spotkanie. Nawet jeśli znany nam współpracownik potrzebuje tego linku to o wiele prostszym rozwiązaniem i co za tym idzie przede wszystkim dużo bardziej bezpiecznym będzie poprosić organizatora konferencji o indywidualne zaproszenie.
• Nie nagrywajmy ani nie róbmy zrzutów ekranu połączenia konferencyjnego bez odpowiedniego pozwolenia. Poprzez taka niesubordynację możemy przypadkiem udostępnić bardzo wrażliwe informacje, jeśli takie zrzuty lub nagrania zostaną upublicznione

Prowadzenie wideokonferencji

Jeśli przyjdzie nam kiedyś organizować wideokonferencję trzeba wziąć od uwagę te niżej wymienione kroki:

• Wymagajmy hasła – aby zapewnić bezpieczeństwo, prywatność oraz kontrolować dostęp do wideokonferencji, ustawmy hasło dostępowe. W ten sposób tylko osoby, które posiadają hasło będą mogły dołączy do spotkania.
• Sprawdzajmy uczestników spotkania – należy zawsze weryfikować ludzi, którzy uczestniczą w konferencji. Jeżeli jest ktoś, kogo nie znamy lub mamy trudności z jego identyfikacją to niech ta osoba potwierdzi swoją tożsamość. Jeżeli ktoś zakłóca spokój, jest w jakiś sposób nieuprzejmy nie bójmy się i po prostu usuwajmy taką osobę z wideokonferencji. Dbajmy o dobrą atmosferę spotkania. Niektóre programy do obsługi wideokonferencji umożliwiają zablokowanie spotkania zaraz po jego rozpoczęciu. Takie rozwiązanie daje pewność, że nikt więcej bez naszej zgody nie dołączy do tego spotkania. Istnieje też rozwiązanie, które polega na wstępnym umieszczaniu uczestników w wirtualnej poczekalni, tak by właśnie zweryfikować ich tożsamość.
• Informujmy i nagrywaniu – jeśli mamy zamiar nagrywać spotkanie (i mamy na to pozwolenie) pamiętajmy by wszystkich o tym poinformować.
• Udostępnianie ekranu – jeśli chcemy udostępnić swój ekran innym uczestnikom spotkania pamiętajmy o tym by najpierw zamknąć wszystkie inne aplikacje i ukryć poufne pliki z naszego pulpitu. Wyłączmy również wszelkiego rodzaju powiadomienia z aplikacji. Pomoże to w uniknięciu przypadkowego upublicznienia poufnych lub wstydliwych informacji podczas udostępniania ekranu komputera. Zamiast udostępniać cały ekran komputera, należy rozważyć czy nie lepiej udostępnić tylko aplikacji, karą chcemy pokazać czy też samej prezentacji.

Technologie te są interesującym narzędziem i na wiele sposobów reprezentują przyszłość tego, w jaki sposób będziemy pracować, współpracować oraz komunikować się z innymi. Wyżej przedstawione wskazówki pozwolą nam w pełni korzystać z technologii wideokonferencji w sposób maksymalnie bezpieczny.